Quy trình 5S là gì?

5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

(Ảnh Internet)

Các từ nguyên bản của 5S khi dịch sang tiếng việc cũng có 5 chữ S đó là: SÀNG LỌC, SẮP XẾP, SẠCH SẼ, SĂN SÓC, SẴN SÀNG.

Giải thích cụ thể đối với mỗi chữ S:

• Sàng lọc: Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
• Sắp xếp: Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
• Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh,giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
• Săn sóc: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
• Sẵn sàng: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S

Vì sao hiện nay nhiều doanh nghiệp lại lựa chọn quy trình 5S?

Lý do mà quy trình 5S hiện đang được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam đó là:

• Việc thực hành 5S sẽ cần đến sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức, trong công ty hoặc doanh nghiệp.
• 5S là một phương pháp hiệu quả trong việc huy động con người cũng như cải tiến môi trường làm việc nhằm nâng cao năng suất.
• Các nguyên tắc thực hiện của quy trình 5S hết sức đơn giản, không yêu cầu phương pháp phức tạp cũng không có các thuật ngữ đặc biệt.
• Giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất.
• Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ.
• Tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy rõ kết quả.
• Nâng cao ý thức kỷ luật của người lao động.
• Tăng cường việc phát huy các sáng kiến, ý tưởng.
• Chỗ làm việc an toàn và thuận tiện hơn.
• Xây dựng được hình ảnh tốt về tổ chức, doanh nghiệp, từ đó đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn…

5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản. Sau đó được phổ biến sang nhiều nước khác. Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko). Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợi ích từ 5S như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh tốt cho công ty. Một ví dụ điển hình của áp dụng hiệu quả 5S ở Việt Nam là công ty CNC VINA. Tại một số cơ quan công sở của Việt Nam áp dụng 5S vào phong trào cơ quan, ví dụ như Sở Ngoại vụ TP. Đà Nẵng.

5S được một số nơi phát triển lên thành 6S. S thứ 6 là Safety (An toàn), nhưng bản thân nếu làm đúng 5S kể trên là đã gồm an toàn cho nhân viên rồi. Tuy nhiên, ở một số công ty Nhật, 5S lại được rút gọn lại thành 3S (lấy 3S đầu tiên) do mọi người đều sẵn sàng làm 3S và luôn luôn ý thức, kỷ luật tốt.

Với những thông tin chia sẻ ở trên chắc hẳn bạn đã hiểu rõ hơn về quy trình 5S cũng như lý do mà quy trình này hiện đang được nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam áp dụng rồi phải không nào.